Ø Pengertian
Arsip
Secara etimologi kata
arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek),yaitu archium yang artinya peti untuk
menyimpan sesuatu.Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau
gedung tempat penyimpanan arsipnya,tetapi perkembangan terakhir orang lebih
cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri.Schollenberg menggunakan
istilah archives sebagai kumpulan warkat itu sendiri, dan archives instution
sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan.
Kata arsip dalam bahasa
Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang.Dan memang pada
zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat kumpulan
warkat/surat.Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan.
1.
Menurut
Prof.Mr.Prajudi Atmosodirejo
a) Tempat
menyimpan secara teratur bahan-bahan tertulis (geschereven strukken).
Piagam-piagam (vorkanden),surat-surat (briven),akte-akte (akten),kepustakaan-kepustakaan
(besdhiden),daftar-daftar (register),dokumen-dokumen (dokumentation) atau
peta-peta (kearten).
b) Kumpulan
teratur dari bahan-bahan kearsipan
c) Bahan-bahan
yang harus diarsipkan
2.
Menurut
Undang-Undang No.7 Tahun 1971
a) Arsip
adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan
badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun,baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
b) Arsip
adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta/perorangan
dalam bentuk corak apapun,baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka
pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
3.
Menurut
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No.34 Tahun 1979
a) Arsip
merupakan kumpulan naskah atau dokumen yang disiapkan
b) Arsip
merupakan gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen
c) Arsip
merupakan organisasi atau lembaga yang mengolah dan menyimpan kumpulan naskah
atau dokumen.
4.
Menurut
Ensiklopedi Administrasi
a) Segenap
warkat dari suatu organisasi kenengaraan atau badan swasta yang diadakan dalam
penyelenggaraan kegiatan.Kegiatan organisasi tersebut dan yang dipandang
berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.
b) Tempat
dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertip.Untuk pengertian yang
kedua ini lebih tepat dinyatakan dengan istilah archival intsituation (kantor
arsip).
5.
Menurut
Lembaga Administrasi Negara (LAN)
Arsip adalah segala kertas, berkas,
naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen
lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala
cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai
bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan,
keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau
kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang
terkandung di dalamnya.
6.
Menurut
Kamus Administrasi Perkantoran (Drs.The Liang Gie)
Arsip adalah kumpulan warkat yang
disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai seseuatu kegunaan
agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
Jadi sebagai intinya arsip adalah
himpunan lembaran-lembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus
memnyuai 3 (tiga) syarat yaitu:
§ Disimpan
secara berencana dan teratur
§ Mempunyai
sesuatu kegunaan, dan
§ Dapat
ditemukan kembali secara tepat.
Ø Pengertian
Kearsipan
Kearsipan berasal dari
kata arsip dalam bahasa Inggrisnya file sedangkan kearsipan disebut filing.File
adalah bendanya sedangkan filing adalah kegiatannya.
1.
Menurut
Kamus Administrasi Perkantoran (Drs.The Liang Gie)
a) Penyimpanan
warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat
penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah
ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan
setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari
penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding).
b) Sistem
penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang teratur
menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan
lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.
2.
Menurut
Ensiklopedi Administrasi
a) Penyimpanan
warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan
warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu
dapat ditemukan kembali secara cepat.
b) Sistem
penyimpanan warkat (filing sistem) adalah suatu rangkaian tata cara yang
teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila
diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
3.
Menurut
Drs.Ig.Wursanto (1989 : 12)
Kearsipan adalah proses
kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem
tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat
apabila sewaktu-waktu diperlukan.
4. Menurut Maulana (1974:18)
Kearsipan adalah suatu
metode atau cara yang direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan,
pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah
ditentukan,biasanya untuk keperluan filling ini dipergunakan lemari,laci
cabinet dari bahan baja tahan karat atau dari kayu yang terkunci,jauh dari
bahaya yang tidak diinginkan.
5.
Menurut
3 Penulis (Mulyono,Muhsin,dan Marimin (1985:3))
Memberikan pengertian
tentang kearsipan yaitu tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan
dan procedure yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi :
penyimpanan,penempatan,dan penemuan kembali.
Jadi dapat disimpulkan
kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari
penerimaan,pencatatan,penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemukan
kembali dengan cepat dan tepat,penggunaan,pemeliharaan,penyusutan dan
pemusnahan arsip.
B.Organisasi-Organisasi Kearsipan
1. Organisasi
Arsip Berbentuk Unit
Organisasi kearsipan yang
berbentuk unit adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan
tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.Unit kearsipan terdiri dari Lembaga
Negara,Pemerintah
Daerah,Perguruan
Tinggi Negeri,BUMN,dan BUMD
Fungsi unit kearsipan
yaitu sebagai berikut :
a.Pengelolaan
arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya
b.Pengolahan arsip dan
penyajian arsip menjadi informasi
c.Semusnahan arsip di
lingkungan lembaganya
d.Penyerahan arsip statis
oleh pimpinan pencipta arsip kepada lembaga kearsipan
e.Pembinaan
serta pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan kearsipan
2.Lembaga Kearsipan
Lembaga kearsipan adalah
lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan
arsip statis dan pembinaan kearsipan. Lembaga kearsipan dipimpin oleh pejabat
struktural yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui
pendidikan formal dan atau pendidikan dan pelatihan kearsipan. Lembaga
kearsipan terdiri dari:
Ø ANRI
Sebagai Lembaga Kearsipan Nasional.
Bertugas sebagai pengelola arsip
statis berskala nasional,yang diterima dari Lembaga
Negara,persusahaan,organisasi politik,organisasi masyarakat dan perseorangan.ANRI
juga bertugas sebagai pembina kearsipan nasional terhadap pencipta arsip tingkat
pusat dan daerah, arsip daerah profinsi,arsip daerah kabupaten/ kota dan arsip
perguruan tinggi. ANRI membentuk depot atau tempat penyimpanan arsip inaktif
yang memiliki nilai keberlanjutan
Ø Lembaga
Kearsipan Propinsi.
Arsip yang berada pada daerah provinsi
bertugas untuk melaksanakan pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi
sekurang-kurangnya 10 tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah
provinsi dan penyelenggara pemerintah daerah provinsi,selain itu lembaga arsip
provinsi bertugas untuk membina kerasipan terhadap pencipta arsip di lingkungan
daerah provinsi dan daerah kabupaten/ Kota.
Ø Lembaga
Kearsipan Kabupaten/ Kota.
Lembaga di tingkat kora/ Kabupaten
memuliki kewajiban dalam :
a) Pengelolaan
arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun yang berasal
dari satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan penyelenggaran
pemerintahan daerah kabupaten/kota.
b) Pembinaan
kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah kabupaten/kota.
Pembentukan arsip daerah provinsi dan arsip daerah kabupaten/kota dilakukan
oleh pemerintah daerah masing-masing.
C.Asas Kearsipan
v Asas
Sentralisasi
Secara umum
asas yang digunakan
organisasi adalah asas
sentralisasi dalam arti bahwa semua surat masuk dan surat keluar melalui
satu unit kerja secara terpusat
(sentral).Asas ini disebut
juga asas satu pintu atau one
door/gate policy.Dengan asas
sentralisasi ini akan lebih mudah dalam pengendalian dan
penelusurannya,karena
pencatatan,penyampaian,dan pengiriman dilakukan secara terpusat juga
dimungkinkan adanya keseragaman sistem dan prosedur serta peralatannya.
v Asas
Desentralisasi
Adalah kegiatan pengelolahan surat
baik surat masuk maupun keluar sepenuhnya dilakukan oleh masing-masingunit
kerja dalam suatu organisasi.Unit kerja bertanggung jawab dalam melakukan penerimaan surat,pencatatan,pendistribusian
dan pengiriman surat.
Dalam asas ini bagi organisasi yang unitnya terpencar atau mempunyai
kantor perwakilan atau kantor cabang pada beberapa tempat akan lebih mudah dan efisien
jika dilakukan secara desentralisasi
dimana masing-masing unit organisasi melakukan kegiatan pengelolaan surat
dinasnya
v Asas
Gabungan
Adalah asas
kombinasi antara sentralisasi
dan desentralisasi dalam
arti bahwa sentralisasi terhadap prosedur,sistem,peralatan,dan SDM
kearsipan yang dilakukan oleh
unit kearsipan dan desentralisasi dalam pelaksanaannya.
Asas
ini terutama dilakukan oleh
organisasinya yang relative besar dengan kegiataan dan bobot pekerjaan yang
relatif kompleks dan juga sekaligus untuk mengantisipasi kelemahan-kelemahan dari
kedua asas di atas.
D.Prosedur Surat Masuk
Prosedur
Pengelolan Surat Masuk
v Penerimaan
a) Mengumpulkan
dan menghitung jumlah surat yang masuk,
b) Meneliti
ketepatan alamat sipengirim surat,
c) Menggolongkan
surat sesuai dengan urgensi penyelesaian,
d) Menandatangani
bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima
v Penyortiran
Penyortiran
dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa,rutin dan rahasia.Penyortiran adalah
kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut.
v Pencatatan
Setelah
surat dicatat atau distempel serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah
lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan
pencatatan.
v Mengagendakan
surat masuk.
Mengagendakan
surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar kedalam buku agenda
(buku harian).Buku ini bisa disebut BukuAgenda Masuk (Daily Mail Record).Petugasnya
dinamakan agendaris(mail clerk).Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor
agenda surat masuk
v Pengarahan
dan Penerusan
Surat-surat
yang perlu diproses lebih lanjut,harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat
yang berhak mengolahnya.
v Penyampaian
Surat
Penyampaian
surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan langkah-
langkah sebagai berikut :
1.Surat
yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku Ekspedisi Intern.
2.Menyampaikan
surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan.
3.Petugas
pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan.
v Penyimpanan
Berkas atau Arsip Surat Masuk
Penyimpanan
berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolah dengan
mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut.
E.Prosedur Pengelolaan Surat Keluar
Prosedur
Pengelolan Surat Masuk
v Pembuatan
Konsep Surat
Disusun
sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan.
v Pengetikan
Apabila
konsep surat telah mendapat persetujuan dan memperoleh kode atau nomor surat,diserahkan
kepada unit pengolah.Kemudian kepala unit pengolah harus tekun dan teliti
mentaklik hasil pengetikan konsep surat hingga konsep surat itu menjadi bentuk
surat (Net Surat),setelah melalui koreksi kesalahan.
v Mengetik
surat dalam bentuk akhir
Konsep
yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir pada kertas
berkepala surat atau kop surat.
v Penandatanganan
Net
surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan,atau pejabat yang berwenang
untuk menandatangani.
v Pencatatan
Dalam
pencatatan ini,kegiatan-kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai berikut :
1.Net
surat yang telah ditandatangani,dicap disertai kelengkapan lainnya,seperti (lampiran
dan amplop)
2.Surat
dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal oleh petugas yang disebut verbalis.
3.Surat
dinas setelah selesai dicatat dalam buku verbal,kemudiansurat tersebut siap
untuk dikirim.
F.Format Agenda Masuk dan Keluar Beserta
Jenis-Jenisnya
1.Format
Buku Agenda Masuk
2.Format Buku Agenda Keluar
3.Jenis-Jenis Buku Agenda
a)
Buku agenda tunggal atau campuran adalah
buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus
berurutan pada tiap halaman.
b) Buku
agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat
masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan,atau sebaliknya
dengan nomor urut sendiri-sendiri.
c) Buku
agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk
dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.
No comments